一、背景

重庆某区消防救援支队，主要承担辖区内火灾扑救、抢险救援、社会救助、消防监督执法、消防宣传等工作任务。

本次智慧档案馆建设为区消防救援支队档案正规化建设项目的一部分，本次建设内容是对区消防救援支队业务档案（执法档案、基建档案）、项目档案、文书档案等档案数字化后的成果进行管理利用。

二、痛点

管理成本高

数据分散，存在各个系统，需要分别在不同业务系统中来回切换查询档案，事倍功半，工作量巨大，致使成本大幅上涨。

利用率较低

仅对档案数据进行查询操作，未对档案服务进一步挖掘，如档案编研、档案证明、统计分析等服务。

数据相对孤立

现有档案平台中档案数据相对孤立封闭，未进行元数据管理，难以融入业务和数据共享。

安全性差

涉及档案资料安全部分，缺乏加密、备份等管控机制，无法严格的区分界定用户权限（查阅、下载、打印等），档案数据安全难保证

档案未定期检测

传统档案管理系统对入库后的档案未进行四性检测，可能在档案流转过程中发生变化，无法保证档案质量。

业档未一体化管理

普通档案管理系统仅对档案进行接收管理，未实现从档案的收集、整理、管理、利用都能够与业务关联起来，组织内部不同角色人员在开展具体工作的任意环节都能实现档案的应用。。

三、解决方案

1、数据层是整个系统的核心。包括执法档案、基建档案、项目档案、文书档案。

2、应用层是整个系统业务功能及应用的实现，依靠数据层和基础组件所提供数据与技术支撑，实现档案从接收、整理、入库到最后的利用等全生命周期的支撑。

3、业务应用层是通过数字档案馆建设后，进行档案的存储、查询、利用、收集、档案管理。

建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆(室)体系，使各级各类档案馆(室)能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交，对馆藏传统载体档案全部数字化，实现馆藏档案的数字化利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用。

四、建设内容

1、进行档案数字化：基本建设、消防执法、文书等10W+档案

2、建设智能数字档案馆平台：数字化后的档案接收、档案管理、档案利用（档案查询下载打印、档案借阅、档案编研）、档案统计、库房管理（软件层建设，可模拟还原库房场景，实现档案查询定位）。

五、项目价值

实现了档案全生命周期管理

通过酷德智能数字档案馆平台实现从档案的收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁为一体的全生命周期管理，全程以业务流程驱动，同时底层搭载组织引擎、权限引擎、门户引擎、集成引擎、报表引擎，为客户提供个性化的数字化档案管理方案。

实现了多维度查询利用

支持全文检索、分类检索、精确检索多种检索方式对档案进行查阅利用，快速精准定位档案。通过建立索引，对档案目录数据及其全文实现多关键字、多条件的检索，本系统可实现对档案附件检索、跨库检索、多用户并发检索，同时，智能数字档案馆平台从用户自身应用出发，提供了定制检索功能，该功能可根据用户常用检索习惯进行自定义定制，优化检索流程，提高工作效率。

保障数据高安全性

档案登记后赋予电子档案唯一标识，档案在各种业务流转过程中保持唯一性；通过水印、数字签名、电子签章等方式保障档案查阅利用安全性，不可篡改；平台还可通过利用系统用户身份认证、档案信息的认证，来规范用户访问系统流程，通过系统的授权，可控制用户访问档案资源的范围，防止非授权访问，保证系统的安全；同时系统将自动记录用户在系统中所有操作行为和登录日志，提供安全管理员审查。

实现了多维度统计分析

系统自身集成了报表插件，可以有效利用既有系统中的相关数据，根据用户实际需求，进行自定义报表设置，支持自定义配置报表，根据需求可抽取内部数据和外部集成数据，生成不同维度的报表文件和看板页面，并形成有效打印。