一、背景

某电子产业园在推进办公自动化的进程中，遇到了市面上通用OA产品难以适配其特定办公需求的挑战。尽管曾尝试引入2-3家OA系统，包括在此行业内位列前茅的上市公司产品，但均未能在实际办公中发挥出预期的效果，反而造成了资源的浪费。

针对当前公文处理中存在的诸多痛点，如节点预选、预选节点排序、用章审核责任到人、公文处理时长统计等核心需求，以及领导快捷回复、通知撤回重发、车辆申请审批后信息推送等实际操作中的困难，电子产业园急需一套能够高度契合其办公实际的OA系统。

二、痛点

1、纸质化办公的弊端：当前的纸质化办公模式不仅浪费了大量的人力、物力和财力，还增加了环境负担。

2、业务笺处理不及时：由于信息传递的滞后性，业务笺的处理常常被耽搁，有时甚至需要很长时间才能完成。

3、复杂的审批流程：市面上的OA系统无法灵活配置本单位特有的复杂审批流程且开发成本过高，导致智能化办公的愿景难以实现。

4、会议室预定问题：会议室的预定情况无法实时查看，导致预定冲突频发，影响了会议的正常进行。

5、处理进度难以追踪：当前纸质化办公无法有效追踪各个环节的处理进度，难以准确评估各个环节人员办事效率。

6、请假流程繁琐：请假流程需要根据职位、天数和请假类型找不同领导审批，新员工往往不清楚具体的审批路径，希望系统能自动判断并引导。

三、解决方案

1、全面电子化：将所有处理笺的表单全面电子化，通过智能填充功能，系统能够根据历史数据和预设模板，自动填充表单中的常用信息，减少手动输入，提高填写速度和准确性。

2、待办提醒：在“手写办公专家”系统中，员工可以随时查看当前还需要处理的业务笺，未处理的笺将通过角标提示，并根据紧急程度进行分类提醒，确保紧急业务得到及时处理，提升整体工作效率。

3、低代码平台灵活配置复杂表单和流程：

结合客户的需求，梳理各个流程和表单，通过低代码平台灵活配置各个节点，确保流程和表单的顺畅与高效。

4、会议室管理模块：根据客户实际需求，配置符合客户需求的会议室模块，包含会议室预定、会议记录、会议审核、会议前中后资料上传、会议资料可见性设置等，确保会议资源的合理利用。

5、处理进度追踪与督办：统计了当前所有在处理业务笺当前节点的处理时长、业务办理总时长；可对业务笺督办登记，确保每个环节的透明与高效。

6、智能请假流程：根据请假的判断情况，配置流程判断，配置后的流程可结合职务、天数、类型自动走不同的流程，简化请假流程，提升员工满意度。

四、建设内容

1、通知公告：通知公告用于发布相关信息，供相关用户及时知晓本单位发布和传达的相事项。

通知管理

2、公文处理：含请示管理、报告管理、收文管理、发文管理等。对当下流程做了预选节点、签批排序设置、节点必选和非必选限制等流程优化。本人发起的笺，可在已办中对业务笺进行抄送。

发文已办列表

3、财务管理：根据财务申报表单填写对应内容和上传附件，流程自动根据填写的金额流转不同的节点审批。

财务模块业务发起

4、车辆管理：分为市内用车申请和市外用车申请。用车完毕司机和申请人都要确认是否完成用车，形成闭环（没有实际用车，司机、申请人要确认用车未完成）。司机还要填写实际路线是否有变化、实际里程等。

用车通知配置

5、督查督办：系统设置督办业务，可以催促公文在某个环节停留过久的审批人尽快审批。为此，系统记录公文在当前环节待审时长以及公文在系统中停留时长。当前节点办理滞留时长超过72小时，则业务编号会有标红标识。催办次数内可查看每次催办的节点和催办节点的人员，催办时间等。

督查督办列表

6、日程管理：员工个人可以在日历表修改日程。先期只支持电脑端修改，手机端查看。领导日程由授权人员修改，部门负责人可以查看。

领导日程

五、项目价值

本项目针对某电子产业园复杂多变、特定性强的办公需求，进行了深度定制性开发。自2023年中旬正式投入运行以来，系统已累计处理几万条公文笺，极大地提升了单位内部的办事效率，充分展现了其巨大的应用价值。

在此之前，某电子产业园面临着公文处理流程繁琐复杂、市面OA产品难以适配、过往系统应用失败且定制开发成本高昂等痛点。通过本项目的实施，我们不仅解决了这些难题，还成功实现了从纸质化办公向数字化办公的转型。